Email e notifiche

Dove: Configurazione → Email e notifiche. Chi: proprietari e gestori.

Arenile invia le email transazionali dal tuo server di posta (SMTP): nessun servizio imposto, nessun costo in più. Le email partono in automatico dagli eventi delle prenotazioni, in coda e con tentativi ripetuti, nella lingua del cliente.

/admin/e/…/config/email

Il server di posta

Il trasporto è configurato sul server da chi ha installato Arenile ed è mostrato in sola lettura:

Trasporto	Quando	Cosa succede
SMTP	ARENILE_SMTP_URL impostata	Le email partono davvero
File	nessun SMTP, ARENILE_MAIL_DIR impostata	Ogni email è salvata come file .eml (sviluppo e prove)
Log	nessuno dei due	Le email non partono: nel log restano solo il modello e il destinatario mascherato

Il mittente è ARENILE_MAIL_FROM (vedi Configurazione). Per una buona consegna configura SPF, DKIM e DMARC sul dominio del mittente.

Impostazioni dello stabilimento

Impostazione	Esempio
Nome del mittente	“Lido Esempio”: compare come nome visualizzato
Indirizzo di risposta	info@mio-lido.it: dove arrivano le risposte dei clienti
Email del gestore	dove ricevere le notifiche per il gestore

Notifiche

Al cliente

Notifica	Quando
Conferma	Prenotazione confermata (dopo il pagamento, l’approvazione o la conferma in cassa). Contiene codice, riepilogo, QR in linea, file .ics per il calendario e il link di gestione
Promemoria del saldo	Automatico, prima della scadenza del saldo: si configura in Email ai clienti (vedi sotto)
Promemoria del giorno prima	Automatico, il giorno prima dell’arrivo: si configura in Email ai clienti
Cancellazione	Prenotazione cancellata o rifiutata
Rimborso	Rimborso eseguito

Al gestore

Notifica	Quando
Nuova prenotazione online	Ogni prenotazione confermata dalla pagina pubblica
Richiesta di approvazione	Una prenotazione attende la tua approvazione (ad esempio un gazebo)
Pagamento fallito	Un pagamento online non è andato a buon fine
Errore di invio	Un’email non è stata consegnata dopo tutti i tentativi
Chiusura di cassa con differenza	Non ancora disponibile (prevista dalla specifica)
Errore di consegna di un webhook	Non ancora disponibile (prevista dalla specifica)

Ogni notifica si attiva o disattiva singolarmente.

Email di prova

Invia un’email di prova a un indirizzo a scelta per verificare server, mittente e filtri antispam. L’email viene accodata e compare subito nel registro con il suo esito.

Registro degli invii

Il registro mostra ogni messaggio con modello, prenotazione collegata, stato (in coda, in invio, inviato, fallito, annullato) e numero di tentativi. I destinatari sono mascherati e il contenuto delle email non viene conservato.

Un’email che non parte viene ritentata con attesa crescente, fino a 8 volte; poi risulta fallita e, se attiva, parte la notifica “Errore di invio” al gestore. La stessa email non viene mai inviata due volte per lo stesso evento.

Il link di gestione (link magico)

Ogni email di conferma contiene un link personale con cui il cliente apre l’area La tua prenotazione: vede dettagli e QR, paga il saldo, modifica o cancella entro le regole, e se è un abbonato rilascia i giorni (vedi Il percorso del cliente).

• Il link è un codice casuale lungo 256 bit, salvato solo come impronta: chi ha il database non può ricostruirlo.
• Vale fino alla fine della prenotazione più 30 giorni.
• Se il cliente lo perde, dalla pagina pubblica può Richiedi un nuovo link con email e codice prenotazione.

Dal dettaglio della prenotazione il personale può:

• reinviare l’email di conferma (con un nuovo link di gestione);
• rigenerare il link (revoca i precedenti); il nuovo link viene mostrato una sola volta per poterlo condividere dal banco, e può essere inviato al cliente via email.

Email ai clienti: testi e promemoria

Dove: Configurazione → Email ai clienti. Chi: proprietari e gestori (gli altri ruoli vedono la pagina in sola lettura).

Promemoria automatici

Promemoria	Quando parte	Predefinito
Giorno prima	Il giorno prima dell’inizio della prenotazione, all’ora scelta	alle 18:00
Saldo	Prima della scadenza del saldo indicata dalla policy (“N giorni prima” oppure all’arrivo), con l’anticipo scelto (da 0 a 30 giorni)	2 giorni prima, alle 10:00

Gli orari sono quelli del fuso dello stabilimento, ora legale compresa. Ogni promemoria parte una sola volta per prenotazione, anche se il server viene riavviato o gira su più istanze. Non parte per prenotazioni di prova, cancellate o scadute, per clienti senza email e, per il saldo, quando non resta nulla da pagare (se il cliente paga dopo che il promemoria è stato messo in coda, l’invio viene annullato). Una prenotazione fatta dopo l’ora di invio non riceve il promemoria di quel giorno: ha appena ricevuto la conferma.

Attenzione

Se il server resta spento per tutto il giorno del promemoria, quel promemoria non viene recuperato il giorno dopo: meglio nessun promemoria che uno arrivato a prenotazione iniziata.

Testi delle email

Per ogni email al cliente (conferma, modifica, cancellazione, richiesta non accettata, richiesta ricevuta, rimborso, link di gestione, promemoria del saldo e del giorno prima) e per ogni lingua puoi cambiare oggetto, testo iniziale, testo finale e firma.

1. Scegli l’email e la lingua.
2. Modifica i testi. Con Inserisci segnaposto aggiungi nel campo selezionato i dati della prenotazione.
3. Controlla l’anteprima, che si aggiorna mentre scrivi con una prenotazione di esempio.
4. Invia una prova a me per vederla nella tua casella, poi Salva.

Segnaposto	Diventa
{nome}, {cognome}	Nome e cognome del cliente
{codice}	Codice della prenotazione
{data}	Date del soggiorno
{postazione}	Postazioni assegnate
{stabilimento}	Nome dello stabilimento
{importo}	Totale della prenotazione (nell’email di rimborso: l’importo rimborsato)
{saldo}	Saldo da pagare
{scadenza}	Scadenza del saldo (una data, oppure “all’arrivo”)

I testi sono testo semplice: una riga vuota separa i paragrafi, nessun grassetto, link o HTML. Un segnaposto che non è nell’elenco viene segnalato e non si può salvare. Limiti: oggetto 200 caratteri su una riga, testi iniziale e finale 2000, firma 500.

Restano fissi e non si possono togliere: codice QR, riepilogo con gli importi, avviso del saldo, pulsante e link di gestione, condizioni di cancellazione, nota sul calendario e piè di pagina. Logo e colori vengono dal tema della pagina pubblica.

Ripristina predefinito torna al testo di Arenile per quell’email e lingua. Finché non personalizzi un testo, ricevi automaticamente i miglioramenti dei testi predefiniti con gli aggiornamenti. Ogni salvataggio e ripristino viene registrato nel registro di audit.

Domande frequenti

Le email finiscono nello spam. Configura SPF, DKIM e DMARC per il dominio di ARENILE_MAIL_FROM e usa un mittente del tuo dominio, non un indirizzo gratuito.

Il cliente dice di non aver ricevuto la conferma. Cerca la prenotazione nel registro degli invii: se è inviata, controlla con lui spam e indirizzo; se è fallita, correggi l’email del cliente e usa reinvia la conferma dal dettaglio della prenotazione.