Prenotazioni

Dove: Operatività → Prenotazioni. Chi: tutti vedono; cassieri, gestori e proprietari creano e modificano; i rimborsi sono di gestori e proprietari.

Elenco e filtri

Elenco delle prenotazioni con filtri per periodo, stato, canale e postazione

Filtra per Cerca (codice, cliente o telefono), Periodo, Stato, Canale (Cassa, Online, API), Postazione, Tipo (prenotazioni e/o abbonamenti) e Solo con saldo da incassare. Le colonne mostrano Codice, Cliente, Periodo, Postazioni, Stato, Canale, Totale e Saldo. Azzera filtri riparte da capo.

Gli stati di una prenotazione

Libero
Prenotato online
Prenotato in cassa
Abbonato
Abbonato assente oggi
In attesa
Da incassare
Presente
Bloccato
Prelazione rinnovo
Non disponibile

          ┌──────────── Scaduta (blocco scaduto)
          │
Bozza ─▶ In attesa ─▶ In attesa di pagamento ─▶ Confermata ─▶ Presente ─▶ Conclusa
                          │                         │
                          │                         ├──▶ Cancellata (con rimborso o credito)
                          │                         └──▶ Non presentato
                          └──▶ Da approvare ─▶ Confermata | Rifiutata

Stato	Significato
In attesa	Risorse bloccate temporaneamente (checkout online o prenotazione in corso)
In attesa di pagamento	Pagamento online avviato; blocco esteso fino all’esito (max 30 minuti)
Da approvare	Risorse bloccate in attesa della tua decisione
Confermata	Risorse occupate stabilmente
Presente	Check-in registrato
Conclusa	Chiusa automaticamente a fine soggiorno
Cancellata, Non presentato, Scaduta, Rifiutata	Stati finali: le risorse sono liberate

Ogni cambio di stato passa da un unico punto del programma e scrive, nella stessa operazione, il registro attività e l’evento corrispondente: lo Storico della prenotazione è sempre completo.

Nuova prenotazione

Premi Nuova prenotazione (dall’elenco, dalla mappa, dal calendario o dalla scheda cliente).
Quando: Periodo, Fascia (Giornata intera, Mattina, Pomeriggio) e Formula.
Cosa e dove: scegli il Pack e poi Postazioni sulla mappa (tocca le postazioni libere sulla mini mappa; il prezzo è per postazione) oppure Zona o quantità. Aggiungi gli Extra.
Cliente: Cerca cliente per nome, telefono o email, oppure Nuovo cliente (basta il cognome; telefono ed email sono facoltativi). Se esiste già un cliente con la stessa email o telefono, Arenile lo propone (Forse è già registrato).
Controlla l’Anteprima prezzo (dettaglio, sconti, IVA, acconto) e le Condizioni applicate (pagamento, saldo, cancellazione).
Pagamento e note: Incassa ora con importo e metodo, oppure lascia il saldo da incassare (alla cassa o all’arrivo). Aggiungi Note interne.
Crea prenotazione.

Se la richiesta non rispetta le policy, l’anteprima spiega perché. Puoi comunque procedere con Conferma comunque (ignora le regole di prenotazione, registrato nel registro attività). La forzatura non salta l’approvazione: se la policy o il pacchetto la richiedono, la prenotazione nasce Da approvare (anche se pagata subito in cassa) e solo il titolare o il gestore possono approvarla.

Il dettaglio della prenotazione

Dettaglio di una prenotazione con righe, allocazioni, pagamenti, note e storico

In alto: Totale, Incassato, Saldo da incassare, Acconto richiesto e, se in attesa, fino a quando dura il blocco. Sotto:

Righe: pack, postazione (o Da assegnare), extra, totale; azioni Sposta o Assegna.
Allocazioni: le mezze giornate occupate, per data, fascia e risorsa (postazione o unità di pool).
Pagamenti: incassi e rimborsi con metodo ed esito.
Note: Interna o Per il cliente.
Storico: chi ha fatto cosa e quando (Operatore, Cliente, Sistema, Integrazione API).

Azioni di stato

Azione	Quando	Effetto
Conferma	Prenotazione in attesa	Conferma manuale: le postazioni restano occupate stabilmente
Approva / Rifiuta	Da approvare	Confermata (solo titolare e gestore), oppure postazioni liberate e cliente avvisato
Check-in	Solo nei giorni del soggiorno	Il cliente risulta presente
Non presentato	Dal primo giorno del soggiorno	Le postazioni dei giorni futuri vengono liberate
Modifica date	Confermata	Nuove date con ricalcolo del prezzo
Cancella prenotazione	Confermata	Postazioni liberate, rimborso secondo le condizioni

Modificare le date

Modifica date ricalcola il prezzo con le nuove date e rialloca le postazioni nella stessa operazione. L’Effetto della modifica mostra Totale attuale, Nuovo totale e la differenza Da incassare o Da rimborsare, oppure le date non disponibili. Se le condizioni limitano le modifiche, puoi forzare con Ignora i limiti di modifica delle condizioni (registrato).

Spostare una riga

Sposta su una riga: scegli la Nuova postazione tra quelle libere, Dal giorno (vuoto = tutto il soggiorno), Verifica e Sposta. Il prezzo viene ricalcolato se cambia la categoria.

Incassi

Registra incasso: l’importo proposto è il saldo; scegli il Metodo (Contanti, Carta, Bonifico, Wallet, Credito cliente, Altro). Gli incassi in contanti richiedono una sessione di cassa aperta. Una prenotazione in attesa pagata in cassa fino all’acconto richiesto viene confermata nella stessa operazione.

Rimborsi

Rimborso registra un rimborso, mai superiore all’incassato: Importo, Forma (denaro o credito al cliente), Motivo. Per un pagamento fatto online con Stripe puoi rimborsare tramite Stripe: il denaro torna sulla carta del cliente e il rimborso resta In corso finché Stripe non lo conferma (vedi Pagamenti online).

Rimborsi automatici

Quando una prenotazione pagata online viene cancellata (dal cliente con il link di gestione o dal pannello) e le condizioni prevedono un rimborso sulla carta, Arenile riserva il rimborso nella stessa operazione della cancellazione: non può andare perso, nemmeno se il gestore di pagamento in quel momento non risponde, e non viene mai eseguito due volte.

La sezione Rimborsi automatici del dettaglio mostra ogni rimborso con lo stato: In attesa di invio, In attesa di conferma (inviato, in attesa della conferma del gestore di pagamento), Rimborsato, Non riuscito. Arenile ritenta da solo con attese crescenti (da 1 minuto a 12 ore, fino a ARENILE_REFUND_MAX_ATTEMPTS tentativi, default 10). Se i tentativi finiscono il rimborso passa a Non riuscito, il titolare riceve una notifica e Riprova lo rimette in coda. Il cliente vede lo stato del rimborso nel suo link di gestione.

Cancellare

Cancella prenotazione: le postazioni vengono liberate.
L’Anteprima del rimborso mostra Incassato, la Percentuale da condizioni e l’importo Da condizioni, calcolati sulle condizioni accettate al momento della prenotazione.
Scegli il Rimborso: Come da condizioni, Rimborso di un importo diverso, Credito al cliente o Nessun rimborso.
Se è per maltempo, spunta Cancellazione per maltempo: si applica la tutela meteo della policy.
Indica il Motivo e conferma.

Email e link di gestione

Dal dettaglio puoi reinviare l’email di conferma e rigenerare il link di gestione del cliente (vedi Email e notifiche).

Prenotazioni online

Le prenotazioni dalla pagina pubblica hanno canale Online e compaiono nel pannello appena create (in attesa, con il conto alla rovescia del blocco). Mentre il cliente compila, la prenotazione è legata a un cliente provvisorio interno, che non compare mai negli elenchi: al passo dei dati viene collegata a un cliente nuovo con i dati digitati. La pagina pubblica non collega mai una prenotazione a un cliente già in archivio con la stessa email o lo stesso telefono (chi conosce un recapito ne leggerebbe i dati): i doppioni si riconoscono dalla scheda cliente.